「いつもやっているから」「ちょっとだけ頼む」。荷主さんの現場では、口頭の頼まれごとから、作業の範囲が少しずつ広がっていくことがあります。あとから「そんな約束はしていない」「頼んだ覚えはない」となったとき、残っているのは、おたがいの記憶だけです。
Thank you for reading this post, don't forget to subscribe!運送業36年以上。もとは大型車両のドライバーで、現在は荷主側（メーカーの入出荷の現場）で荷受けや雑務を担当している私は、口頭の話は、短いメールで確認して、書面にしておくだけで、あとの行き違いがずっと減ると考えています。
確認メールは、4つの要素だけ
- ①事実：いつ、どこで、何があったか／何を言われたか
- ②確認したいこと：ひとつだけに絞る
- ③期限：いつまでに返事がほしいか
- ④結び：お礼・今後の対応
文例（想定例・やわらかめ）
件名：【確認】〇月〇日 〇〇の納品について
明日の納品の件で、念のためご確認です。荷卸しは、荷台からパレット渡しまででよろしいでしょうか。庫内への運び込みなどがある場合は、事前にお知らせいただけますと助かります。
書き方のコツ
- ひとつのメールに、確認はひとつ。
- 相手の言葉は、そのまま書く。自分の解釈を混ぜない。
- 断定せず、「〜でよろしいでしょうか」と聞く。
- 感情の言葉は入れず、事実だけを書く。
「確認」であって、「抗議」ではありません。相手を打ち負かすためではなく、おたがいの認識をそろえるための一通だと、私は考えています。なお、運転者が荷主さんの担当者へ直接メールを送ってよいかどうかは、会社や契約の形によって異なります。送る前に、会社の決まりを確認してください。
公的な資料では
運送約款の改正などにより、運賃と、積込み・取卸し・待機時間などの料金を分けて、書面で明確にしていく方向が示されています。また、2025年4月からは、荷主にも荷待ち等の時間を短くする努力義務が示されています。ただし、個々の作業が契約の範囲に入るか、どのくらいの対価になるかは、契約の内容によって異なります。
場面別の文例を、1冊にまとめました
作業範囲の事前確認、契約外作業の後追い確認、荷待ちの連絡、口頭指示の書面確認、費用の相談、返事がないときの再確認、担当者変更。想定例7場面を、やわらかめ・標準・きっぱりの3つのトーンで、PDF（12ページ）にまとめました。自分の言葉に直すレシピ、送りにくいときの別ルート、送信前チェックリストもついています。
▼ 本書（PDF・12ページ／980円）はこちらです。
BOOTHで見る：荷主への「作業内容確認」メール文例集
▼ 無料の紹介記事（note）はこちらです。
noteで読む：口頭の頼まれごとは、短いメール一通で確認する
※この記事は、現場での経験をもとに筆者が考えたものです。法律上の助言ではありません。個別の判断が必要なときは、会社の運行管理者、社会保険労務士、弁護士などの専門家、または労働基準監督署の総合労働相談コーナーなどにご相談ください。
